企業為何要實施郵件稽核：
新版個資法上路後，法規遵循與訴訟舉證是企業所要面對的議題與挑戰，企業佈署郵件稽核，可以有效避免個資因電郵管道不當外洩並可以事後提出舉證資料，就個資法上除了恪盡『善良管理人之責』，並且落實企業端『具備舉證的能力』，同時亦可證明「已採行適當之安全措施」，整體需求面可以分而兩大類型：
- Regular compliance(做好法規遵循-企業責任準則)
如：個資法、SOX 、Basel、FRCP、PCI與HIPPA，皆是要求在商業營運中保護、追蹤及控制或事後舉證所有敏感的資訊 - 避免機敏資料或智財(Intellectual Property)外洩或因應相關訴訟舉證所需
- 監控組織與外部客戶與供應商間[通訊行為]與[機敏內容]
- 避免機敏資料或智財(Intellectual Property)透過郵件管道外洩
- 確保與客戶/供應商/外包商間通訊符合競業條款
- 特定通訊對象或內容信件自動加密
- 規範組織與單位符合整體通訊行為政策
- 避免不當言論外洩
- 特定單位或人員監控
完整的郵件稽核應分為『郵件前稽核』與『郵件後稽核』
- 郵件前稽核（Email Pre-Audit）
即時資料的稽核，確保內部機敏資料外洩與事前預警機制。系統可針對企業內送或外寄信件設定郵件稽核管理規則，而符合稽核條件的郵件，將觸發規則而遭攔截留置在待審區或是進入相關審查流程，確保機敏資料或個資不外洩。
稽核處理動作需支援郵件審核，除依組織成立主管審核區外，同時提供符合條件滯留、退信、通知管理員、Bcc主管、間接或直接傳送，上標籤，且相關信件可以做歸檔或監控通知寄送，以符合法規所規範的資料安全性準則。
- 郵件後稽核（Email Post-Audit）
針對歸檔郵件資料的稽核，提供日常稽查或事後追查可疑的事件及人員。提供完整歸檔企業郵件，包含外對內、內對外、內對內(IN-OUT、Local to Local)等流向的信件。並透過搜尋引擎技術提供巨量資料的快速搜尋調閱（Search over BIG DATA）與郵件生命週期管理（Email Life cycle management）的規劃，以符合法規要求的長時間的稽核舉證。 提供稽核人員快速進行的，包含郵件各種欄位與相關附件的內文全文檢索，調閱符合稽核條件的信件，選擇進行重送、下載、轉寄、轉寄為鏈結、轉寄為附件或上標籤或稽核註記等工作。
如何評估與選擇一套良好的郵件稽核系統
個人資料屬於企業機敏資料一環，亦是企業寶貴資產。綠色運算長期於電郵資安與雲端運算市場長期經營。在電郵稽核技術方面，除協助高科技產業郵件稽核的解決方案，亦協助電信業者相關郵件稽核雲端的開發與建置，如近年來協助中華電信建立全台最大的郵件後稽核雲端(Mail Archiving Cloud)，提供上萬家企業組織雲端歸檔與稽核的解決方案。
綜觀目前電郵稽核技術，根據輔導經驗發現，有兩大基本問題值得客戶導入實 作切實地評估：
| 事前稽核 | 機敏資料含個資等，是否能有效偵測攔截 |
|---|---|
| 事後稽後 | 機敏資料含個資等，是否能有效探勘舉證 |
技術的良莠與否，取決於該攔截的機敏資料是否可正確攔截? 有問題的機敏可疑信件是否於事後可以探勘舉證出來? 例如，企業若導入archiving 系統於事後卻無法調閱『含有個資的信件』，和『含有程式碼的信件』，『[部門 ]外寄郵件含部門敏感關鍵字附件，沒有知會主管，將信件寄往競爭對手們相關網域的信有哪些? 上述問題若非，那導入該系統在實務上的意義就大大減弱效益甚至毫無意義。
針對上述的客戶實境，綠色運算除了開發regular compliance 的中文化個資掃描引擎，針對郵件流中的中文姓名識別、全國各縣市地址，另外還支援身分證號碼、信用卡號、護照號、市話、手機號碼以及電子郵件位址或其他客製證號的個資偵測，確保各類個資組合都能精確掃描偵測!
個資或機敏資料偵測、支援雜訊、容錯、模糊比對、部分比對等進階比對功能 (如：陳兆寧與陳經理兆寧、陳組長兆寧、馬英九與馬總統英九、馬主席英九)均可以辨別為中文姓名。
可依自定義規格定義相關個資風險資料偵測rule{系統有預設值，ID 可以是身分證、信用卡、護證照、病歷或相關客製證號(保單號)}
- 姓名+地址 (Found n次，n可指定)
- 姓名+手機 (Found n次，n可指定)
- 手機+地址 (Found n次，n可指定)
- ID+手機 (Found n次，n可指定)
- ID+市話 (Found n次，n可指定)
- ID+地址 (Found n次，n可指定)
自訂個資組合或證號pattern (Found n次，n可指定)，如 超高風險個資：信件內含姓名、身分證號、信用卡、護照號、市話、手機號碼以及電子郵件出現N種，各出現N筆 中度風險個資：ID證號+另一單一或多重個資(電話、手機、地址、email) 出現 n筆 (各類風險參數可自訂，可類推自定義) 定義後可輸出相關個資掃描與風險分析相關報表，以提供糾舉、提報、改善、舉證等相關用途
除個資外，在MDLP (Mail Data Leak Prevention)，有別一般廠商關鍵字與正規表示式比對，綠色運算以卓越的大量資料集(辭典檔)比對引擎技術 (MPM-Multi-Pattern-matching)提供優越的偵測探勘引擎比對技術。何謂MPM技術，我們舉例一些高科技稽核實際案例說明，這些案例若不具備MPM技術，則很難在實際應用案例上，在稽核政策定義上可能就會捉禁見肘(當然，無法下政策就無法事前偵測或事後探勘)。
如高科技產業一些案例，若一般只提供關鍵字或正規表示式比對的電郵稽核系統，則很難於實務上應用或無法下稽核政策，如以下高科技產業常見稽核管控政策。
| 收件者只能含單一客戶網域，不能出現其他客戶網域於同一封信 |
| 客戶與供應商或外包商To/RCPT不能出現在同一封信 |
| RD 部門外寄信件到免費信箱網域一律攔截 |
| 信件外寄所有收信欄位的收信人須都符合公司公務通信清單成員 |
| 多個專案team(或業務)，只能寄信給屬於自己專案的客戶對象(各有自己的公務通訊清單)，不可寄給其他非自己專案的客戶，可以寄信給不在上述，所有通訊清單的對象。這要做稽核管控與分析 (即各專案組織不能與非自己客戶通信) |
| 除[處級主管]以上，外送信件一律先做[關鍵字組權重(3分)式辭典檔檢查]，有含關鍵內容則攔截.不含關鍵字仍需檢查[是否有附件]，附件若cc給[主管]則放行，沒給主管若是通信對象為[公務清單]者放行常會有專案組織，公務通訊清單，限發清單，拒絕清單，客戶清單，廠商清單，BU客戶清單，部門關鍵字典等Data set 設計 |
| 一般compliance偵測 (如個資法SOX，PCI，Basel，Hippa) |
綠色運算從Appliance-Package-Project-Cloud，提供一系列的郵件稽核解決方案，就電郵稽核技術上提供best of breed 與先進的偵測與探勘技術。
最後，提供經驗上的分享-如何選擇良好的電郵稽核產品?
| 只有關鍵字與正規表示式表比對的方法無法滿足稽核實務(一般產品) |
| 資料集(大量關鍵字或多模式樣pattern)如何比對? (如收件者符合公務清單如何比對? 符合部門關鍵字3個以上或分數6) |
| 是否具有資料集(辭典檔權重)比對引擎技術(MPM-Multi-Pattern-Matching) |
| 最簡單的方法是直接舉稽核的政策(如：RD部門外寄信件到免費信箱網域一律攔截)做實際產品POC驗測 |
| 產品是否提供最佳的稽核比對技術，效率與易於維運的稽核政策管理方式 |
| 歸檔產品是否提供自動化稽核或舉證探勘的工具或引擎 |
評選上的建議：
隨著法規修訂的腳步，個資法議題與需求在資安市場的熱度也持續上揚。對於企業而言，若要妥善管理與保護數量龐大且分散的個資，每天收發無數的電子郵件也是不容忽視的一大環節。要想做好個資保護與安全，郵件稽核管理便是第一步。實務上，建議使用單位應以實際應用案例(real audit scenario)去定義一些Policy 做稽核結果驗測，而非測試局部產品規格功能，會比較符合企業實務稽核上的需求。
作者：陳兆寧larry@green-computing.com
任職於綠色運算